پیشگیری از به‌هم‌ریختگی متن پرونده‌ های «ورد» و «پاورپوینت»

ساعتها دقت، تلاش و سلیقه صرف گزارش تنظیمی در محیط ام‌اس ورد (Ms Word) کرده‌اید و قصد ارسال آن برای دوستان و همکاران خود دارید و این نگرانی که مبادا از نمونه حروفی استفاده کرده باشید که در کامپیوتر آن دوست و همکار وجود نداشته باشد و موجب به‌هم‌ریختگی صفحات شود، شما را نگران می‌کند. کم نیست موارد مشابه این موضوع در برخی از پرونده‌های ام‌اس ورد که از اینترنت (Internet) استخراج کرده‌اید و هنگام باز کردن آنها با بی‌نظمی صفحات مواجه شده‌اید. تصور می‌کنم جملات پوزش‌خواهی سخنرانان در بسیاری همایشها به‌دلیل به‌هم‌ریختگی صفحات تهیه‌شده در ام‌اس پاورپوینت (Ms PowerPoint) نیز که ناشی از تفاوت نمونه حروف است برای شما عادی شده باشد. آیا استفاده از نمونه حروف زیبا و جدید را به‌دلیل این نگرانی باید فراموش کرد؟ قطعاً چنین نیست.
اجازه دهید راهکار مایکروسافت (Microsoft) در این رابطه را با هم مرور کنیم . راهنمائیهای انجام‌شده در این مطلب بر پایه نسخه 2007 بسته نرم‌افزاری آفیس (Office) مایکروسافت تنظیم شده ولی اساس آن در دیگر نسخه‌ها نیز یکسان است.
چیزی که در اینجا لازم است به آن توجه کنیم، دستیابی به امکان ذخیره متن اصلی به‌همراه نمونه حروف مورد استفاده در آن است. بدیهی است این راهکار باعث افزایش حجم پرونده خواهد شد ولی به نتایجش می‌ارزد؛ پس پیشنهاد می‌کنم دست به‌کار شوید.
پس از پایان ویرایش نهایی پرونده خود در ام‌اس ورد و یا در ام‌اس پاورپوینت، بر روی دکمه گِرد آفیس در گوشه بالاسمت چپ صفحه کلیک کنید. این دکمه «Office Button» نام دارد که با کمی توقف نشانگر موش بر روی آن، توضیحاتش ظاهر می‌شود. در پائین صفحه‌ای که باز می‌شود در نرم‌افزار ام‌اس ورد دکمه «Word Options» و در نرم‌افزار ام‌اس پاورپوینت دکمه «PowerPoint Options» را کلیک کنید. حالا صفحه جدیدی را مشاهده می‌کنید که باید از فهرست واقع در ستون سمت چپ آن گزینه «Save» را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه محتویات قسمت سمت راست صفحه تغییر می‌کند به‌نحوی که در پائین آن بخشی با عنوان «Preserve fidelity when sharing this ...» وجود دارد. با کلیک در کادر کوچک کنار عبارت «Embed fonts in the file» یک تیک بزنید. اگر می‌خواهید دریافت‌کننده پرونده (یعنی همان دوست و همکار شما) در ویرایش پرونده محدودیتی نداشته باشد، گزینه «Embed only the characters used ...» را انتخاب نکنید، اگرچه این انتخاب منجر به کاهش حجم ذخیره پرونده شما خواهد شد.
چنانچه در این زمینه به مشکلی برخورد کردید یا سئوالی داشتید با آدرس زیر تماس بگیرید؛ موفق باشید.
Tech.expert@hesabras.org
منبع: حسابرس